Het nieuwe werken en virtual reality conferences

Thuiswerken is het afgelopen jaar voor veel mensen de norm geworden. Alhoewel, de meeste van ons zijn hierbij wel door een aantal fases heengegaan. Van het initiële ‘vakantiegevoel’ naar een neiging om te overcompenseren en om 8 uur ’s avonds nog de laptop over te hebben; tot de eenzaamheid van het gemis van collega’s naar een langzame transitie naar nieuwe routines en werkwijzen. Het nieuwe werken 3.0.

Het nieuwe werken

Het ‘nieuwe werken’ binnen het ‘nieuwe normaal’, zoals het al regelmatig aangeduid wordt in directievergaderingen en Tweede Kamer debatten. Waar “hoort iedereen mij?” en “waar is Peter heen?” de meest gebruikte opmerkingen in vergaderingen geworden zijn. Zeker nu de situatie rondom Corona nog behoorlijk onzeker lijkt voor in ieder geval de komende maanden, blijven we voorlopig aangewezen op onze zolderkamer en filterkoffie uit eigen keuken.

  Gelukkig is er hoop voor iedereen die inmiddels klaar is met de kleine tegels waarin de gezichten van collega’s zweven en het vertrouwde inlogscherm van de videoconferencing software. Zelfs je webcam kan verleden tijd worden. Maak kennis met werken in virtual reality – met dank aan VR conferenties en vergaderingen. Tot ziens, schokkerige verbindingen, slecht of wegvallend beeld. Hallo, life-like conferentiezalen.

  Lagere drempel tot deelname

Door de huidige Coronacrisis wordt nog eens extra benadrukt hoe belangrijk het is om een back-up te hebben als mensen niet in staat zijn om naar een fysieke conferentie of meeting te komen. Het zal dus de komende tijd absoluut zijn waarde blijven bewijzen. Men hoeft niet lang of ver te reizen, wat zowel tijd als geld scheelt. Dat is fijn voor de werkgever.

  Maar ook maakt het de drempel tot deelname veel lager, zowel nationaal als internationaal. Niet alleen levert dit sneller en makkelijker sponsoren op – fijn voor de organisator – maar ook kan kennis zo nog makkelijker gedeeld worden. Dat komt uiteindelijk iedereen ten goede.

  Natuurlijk is er al de eerder genoemde webcam-microfoon-conference call-structuur voor het houden van dergelijke online meetings en conferenties. Toch is het pijnlijk duidelijk dat deze technologie inmiddels ook achterhaald is. Te vaak neemt het de vorm aan van een lezing, waarbij één iemand – al dan niet met wazig webcambeeld – praat en de rest van de deelnemers stilzwijgend deelneemt, al dan niet echt aanwezig.

  Meer dan eens zorgt de anonimiteit van de mute-knop en inactieve webcam ervoor dat men afdwaalt. In het beste geval is de deelnemer ander werk aan het doen, in het slechtste geval is deze niet eens meer actief aanwezig in de ruimte maar de hond aan het uitlaten of met kinderen aan het spelen.

  Overgaan op meetings in VR

Des te meer reden om over te gaan op het werken in de virtuele realiteit, of VR. In de light-vorm kan een gebruiker via de webbrowser inloggen op een website waar zelf een avatar aangemaakt kan worden, die vervolgens gebruikt kan worden om door een virtueel kantoor of virtuele conferentieruimte of vergaderzaal te lopen en daar met andere gebruikers te praten – die door middel van hun webcam en/of microfoon verbonden zijn met hun avatar.

  Het klinkt als een relatief klein verschil. Toch is er een subtiel verschil dat het zoveel effectiever maakt dan ‘simpele’ videoconferencing. Mensen ‘zien’ zichzelf en andere deelnemers niet alleen als schermpje, maar ook als fysieke avatar in een fysieke omgeving. Deze avatar kunnen ze laten bewegen, dingen laten zeggen, en zelfs notities laten maken of dingen laten uitzoeken.

  Eventuele presentaties kunnen ook binnen dit platform vertoond worden. Verder kan een conferentieruimte of kantoor tot in de puntjes ‘gebrand’ worden. Denk aan posters, videoschermen met promofilmpjes, persoonlijke items – allemaal virtueel. Bij een conferentie kunnen er zelfs tafels of stands verhuurd worden aan deelnemers, die hier hun vertegenwoordigers achter kunnen zetten en downloadbaar promotiemateriaal kunnen verspreiden.

  Werknemers kunnen inloggen voor een meeting, of zelfs de hele dag in deze virtuele kantooromgeving blijven zitten. Ze kunnen hier een eigen werkplek innemen en die voorzien van hun eigen spulletjes, zien wie er om hen heen nog meer aan het werk is, en een collega aan de andere kant van de tafel een post-it sturen.

 Het nieuwe werken gaat over naar  volledige VR

Nog een stapje verder, in de heavy-vorm, kan een meeting of conferentie georganiseerd worden in virtual reality – waarbij de gebruiker zelf dient te voorzien in een VR-set of deze door de organisatie toegestuurd krijgt. Zo kan eerst een levensechte avatar gemaakt worden, die gebruikt wordt om letterlijk door de virtuele ruimte te bewegen. Door de headset is het levensecht voor de gebruiker en voelt het alsof hij of zij écht met andere mensen verbinding legt en door een conferentieruimte loopt.

  Zelfs knipperende ogen of de kleinste hoofdbeweging van de headset-drager worden al doorgegeven, zodat de avatar ook deze microbewegingen overneemt. Hierdoor zijn alle deelnemers veel bewuster van hun aanwezigheid in een meeting of een conferentie – en de aanwezigheid van anderen om hen heen.

  Als extra bijeffect van de headset, zorgt de volledige ‘onderdompeling’ in de virtuele wereld er ook voor dat de ‘echte’ wereld voor eventjes verdwijnt. Alle onbelangrijke dingen die je normaal zouden afleiden, verdwijnen nu letterlijk en figuurlijk naar de achtergrond.

  Even in een andere wereld met virtual reality conferences

Mensen zijn er nu eenmaal gek op om zichzelf onder te dompelen in een andere realiteit. Of het nu is door het lezen van een boek, het kijken van een film, of het spelen van een computerspel. En met virtual reality wordt dit allemaal nog levensechter. Zo wordt zelfs een saaie conferentie ineens ontzettend interessant dankzij de spannende technologie.

  Die nieuwigheid is nu nog een reden om er vol op in te zetten. Ben je dus op zoek naar een goede manier om je personeel of conferentiedeelnemers écht te boeien en ze te verrassen met je vernieuwende conferentie of meeting? Overweeg dan eens om te investeren in een VR concept. Zelfs als de nieuwigheid er vanaf raakt, zal je er op de lange termijn ook nog steeds van blijven profiteren.   Zie het als een aanvulling op het nieuwe werken in de nieuwe realiteit: het nieuwe vergaderen. In een volgend blog meer over de verschillende aanbieders van dergelijke zakelijke VR-toepassingen.