Bedrijven zijn constant op zoek naar nieuwe manieren om hun kantoor ook slimmer te maken. Immers, dit is niet alleen een manier om de uitstraling van je bedrijf te verbeteren – én indruk te maken op je gasten met d e laatste coole snufjes! – maar ook een manier om je productiviteit substantieel te verhogen, bijvoorbeeld door het verbeteren van de werkomgeving en/of het werkklimaat. In deze blog een kijkje naar de wereld van smart buildings en smart offices.
Met smart devices kunnen meer klusjes die afleiden van de belangrijkste taken van het bedrijf geautomatiseerd worden. Dit bespaart kosten en maakt tijd vrij voor andere zaken, zoals het innoveren van de bedrijfsvoering – wat, op zijn beurt, weer tot nieuwe, grote productiviteitsverhogingen kan leiden. Zeker de moeite waard om je eens in te verdiepen, dus: manieren om je kantoor slimmer te maken!
FUTURISTISCHE DROOM
In films en series wordt het al gepromoot: een kantoor vol met spannende en verassende gadgets, compleet in tune met het leven en de carrière van haar werknemers. Liften die reageren op de muziekvoorkeuren van de inzittenden, of wellicht foto’s vertonen van diens social media accounts. Lampen die van kleur veranderen, afhankelijk van de outfit van de persoon met wie je een afspraak hebt. Automatische tracking systemen, die kunnen bijhouden waar je op elk moment bent in het slimme gebouw: smart buildings.
Ook in het echte leven zijn veel van deze mogelijkheden al beschikbaar – en vaak ook erg goed betaalbaar. Deze zijn niet alleen bedoeld voor ‘eye-catching’ innovaties, maar ook puur praktisch: voor beveiliging en onderhoud biedt IoT ook vele kansen.
BEVEILIGING
Een voor de hand lijkend te liggende toepassing is voor het optimaliseren van de beveiliging van het kantoorpand. Zo zijn er verschillende slimme camera’s op de markt – die verkocht worden voor prijzen tussen de 100 en 200 euro – die je met je netwerk kunt verbinden; waarop ze direct camerabeelden doorsturen naar je mobile devices, zodat je real-time kunt zien wie er je kantoor binnenkomt.
In sommige gevallen lijkt het al een receptionist te vervangen: de camera’s kunnen gasten registreren, binnenlaten en door middel van speakers of voice-control naar de juiste plek in het gebouw begeleiden; of de werknemer waarmee zij een afspraak hebben alarmeren. Een onwijs slim systeem, dus, waar je gasten gegarandeerd van versteld zullen staan!
Mocht je dit te uitgebreid vinden – of te erg gehecht zijn aan jullie vertrouwde, gezellige receptionist(e) als het boegbeeld van je bedrijf! – kun je denken aan bijvoorbeeld een slimme deurbel. Handig voor een zijingang, of voor momenten waarop de receptionist niet aanwezig is. Via een smart device kun je leveranciers of gasten zien en met ze praten. Ideaal voor als je geen tijd hebt om de hele tijd op de pakketbezorger te wachten, dus: je kunt ook van afstand inloggen. Ring en Nest zijn enkele voorbeelden van dergelijke camerasystemen.
Ook de sloten in je bedrijf kunnen slimmer! Als je je geen zorgen wilt maken over niet correct afgesloten deuren, of als je onlangs afscheid hebt genomen van een werknemer die niet zijn toegang privileges op heeft (kunnen) geven: smart locks bieden uitkomst. Zo kun je werknemers toegang verschaffen (of die toegang herroepen) via hun smart devices – die ook gebruikt kunnen worden voor het openen of afsluiten van deuren: handig als je je sleutels vergeten bent!
Een andere functie van slimme sloten is dat je op afstand de toegangscode van alarmsystemen kunt resetten. Voor minder dan 200 euro kun je hier al mee aan de slag, met leveranciers als, Nuki, Kwikset en Schlage.
OFFICE MANAGEMENT
Veel service-gerichte oplossingen zijn al wijdverspreid binnen bedrijven. Denk hierbij aan slimme verlichting – die aangaat wanneer de eerste werknemer binnenkomt, zich automatisch bijstelt al naargelang het weer buiten en de behoeften van de werknemers, en vervolgens weer uitgaat als de laatste werknemer het verlaat; en die bijgestuurd kan worden met smartphones. Of aan slimme raamverduistering, die herkent wanneer de zon naar binnen schijnt en vervolgens automatisch de zonnewering omlaag en later weer omhoog doet. Bedrijven als Lutron en Leviton hebben zich hierin gespecialiseerd.
Inmiddels zijn deze functies zo wijdverspreid dat ze nog nauwelijks als innovatieve kenmerken van een Smart Office aangezien worden. Hetzelfde geldt voor de slimme thermostaat, die rekening houdt met de voorkeuren van individuele werknemers, werktijden, aanwezigheid, het weer buiten en de dag van de week. Kijk bijvoorbeeld eens naar de producten van Honeywell: vrij prijzig, tussen de 150 en 200 euro voor een set – maar dan ook een investering die zichzelf dubbel en dwars terugverdiend met een lagere energierekening.
Echter kan het altijd nog een stapje verder, om ook andere soortgelijke kantoortaken slim te maken. Wat te denken van de systemen van PlantLink of directe concurrent Parrot Flower Power? Deze houden automatisch de gezondheid en voeding van de kantoorbeplanting bij; en sturen een smartphone-notificatie wanneer een bepaalde plant water of voeding nodig heeft – samen met de optimale, aanbevolen hoeveelheid. Als je hiermee instemt, geeft het vervolgens zelf de plant zijn voedingsstoffen. Wellicht ietwat over-the-top, maar voor 60 euro per set, is het een opvallende gadget in je pand.
Philips Hue heeft de slimme verlichting een stapje verder gebracht: met hun lampen die zich aanpassen aan een bepaalde stemming, evenement, of – inderdaad – een kleur die matcht met de outfit van je gesprekspartner. Al is dit wel een wat prijzigere manier om je klanten te imponeren: een set van 3 lichtpunten kost minimaal 200 euro.
Het eeuwige gevecht om beschikbare vergaderruimtes: een frustratie die hoog scoort op de lijstjes van werknemer-ergernissen. De start-up Robin heeft hier gepoogd verandering in te brengen met hun app: de software herkent door middel van Bluetooth wie er de kamer binnenloopt, boekt vervolgens automatisch deze ruimte voor je – en aspireert om in de toekomst direct je Powerpoint van de telefoon over te zetten naar de projectors in de kamer.
Via je telefoon maak je de meeting ruimte gereed; en zodra je binnenloopt, past het zich automatisch aan naar jouw voorkeuren! Wel een prijzigere manier dan de oude vertrouwde reserveringslijsten, met een prijs van circa 100 euro per maand (maximaal 5 vergaderruimtes).
Een andere innovatieve app, afkomstig van onze eigen Nederlandse bodem, is onlangs door Heijmans op de markt gezet. BeSense meet onder andere het gebruik van individuele werkplekken en ruimtes (zoals de keuken en toiletten). Aan de hand hiervan, wordt de schoonmaker via de app voorzien van real-time informatie over plekken die gebruikt zijn (en dus schoongemaakt moeten worden). Ook kan de app zelf een optimale route samenstellen.
Op dit moment wordt een intensief pilotproject bij Aegon uitgerold, waarna deze toepassing naar de markt gebracht zal worden.
BLIJERE WERKNEMERS EN HOGERE PRODUCTIVITEIT
De Smart Buildings -toepassingen focussen zich niet zozeer op het overnemen van de taken van je werknemers – zeker ook niet die van je receptioniste, of je bewaker. Ook niet van de schoonmaker, of van de office manager. Het geeft al deze mensen meer controle over hun werkzaamheden, en maakt het hen makkelijker om hun functie uit te voeren.
En dat zie je direct terug: je werknemers werken in een schonere, prettigere omgeving, waardoor ze gelukkiger worden. En, het oude cliché blijft gelden: een gelukkigere werknemer werkt harder én beter! Het feit dat je iets interessants hebt om te laten zien aan een nieuwe klant of waarover je kunt opscheppen tegen je concurrenten, is ook absoluut geen onwelkom bijeffect…
